Auszug - Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung 2010 der Stadt Zeitz mit der Stellungnahme des Oberbürgermeisters zur Bestätigung der Jahresrechnung 2010 und der Entlastung des Oberbürgermeisters  

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Gr. 26 weitere Finanzeinnahmen Haushaltsplan 615.600,00, Anordnungssoll  408.247,20

Wie sind die Zusammenhänge im Bezug auf die 66,3 %?

Frau Lippert:

Das sind Säumniszuschläge und Stundungszinsen. Das ergibt sich aus den intensiven Mahn- und Vollstreckungsmaßnahmen der Stadtkasse.

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Die Personalausgaben (HGr. 4) wurden mit ca. 49,5 T€ überschritten.

Was sind die Gründe für die Überschreitung?

Oberbürgermeister:

49.500 Euro sind bei einem Gesamtvolumen von ca. 18 Mio. Euro als relativ treffsicher zu betrachten.

35

Während der Prüfung wurde durch das SG Museum eine Dringlichkeit zur Ausgabe in der haushaltslosen Zeit dargelegt. Aus haushaltsrechtlicher Sicht kann der Argumentation nicht zugestimmt werden, da es sich hierbei um eine freiwillige Ausgabe handelt.

Wie hoch war die Summe?

Oberbürgermeister:

siehe Seite 34 unten

Ist-Ausgabe : 2.940,03 Euro

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Der nicht korrekte Ausweis der über- und außerplanmäßig geleisteten Ausgaben in der Haushaltsrechnung wird beanstandet.

Die stichprobenartige Prüfung ergab weiterhin, dass die über- und außerplanmäßigen Ausgaben durch entsprechende Anträge belegt sind.

Was wäre passiert, wenn eine volle Prüfung erfolgt wäre?

Frau Lippert:

Die Beanstandung des Rechnungsprüfungsamtes richtet sich dahingehend, dass bei dem EDV-Ausdruck der über- und außerplanmäßigen Ausgaben die Summe nicht mit dem übereinstimmt, was im Bericht niedergeschrieben wurde. Das hängt damit zusammen, dass dort zusätzliche Ausgaben innerhalb eines Deckungskreises mit ausgewiesen werden. Zukünftig soll das dahingehend abgeändert werden, dass nur über- und außerplanmäßige Ausgaben ausgewiesen werden.

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Es wird wiederholt empfohlen, zukünftig einheitliche und aktuelle

Vordrucke zur Abrechnung der Reisekosten gemäß der gültigen

Dienstanweisung zu verwenden.

Bei der Prüfung der Abrechnungen der Dienstreiseaufträge wurden

folgende wesentliche Mängel festgestellt wie:

- Unvollständige Angaben

- Handschriftliche Änderungen ohne

  Gegenzeichnung

- Unrichtige Berechnung der

  Verpflegung

- Keine begründete Unterlage

(Fahrkarte) zur Auszahlung vorhanden

- Dienstauftrag wurde nicht vom  

  Vorgesetzten unterschrieben

- Keine Begründung für die Benutzung

  des Privat-PKW

- Unrechtmäßige Benutzung von Taxis

- Dienstaufträge wurden vom

  Unterstellten unterschrieben.

Frau Lippert:

Es wurde bereits im August 2011 die Dienstanweisung Nr. 36 überarbeitet. Die Dienstanweisung Nr. 88 wird zur Zeit überarbeitet.

Dort sind speziell dazu neue Regelungen getroffen worden.

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1. Werkvertrag über Honorarleistungen in Höhe von 14.000,00 €

Den Kassenbelegen liegt ein am 12.01.2010 unterzeichneter Werkvertrag über Honorarleistungen im Auftragsvolumen in Höhe von 14.000,00 € bei. Dieser Werkvertrag hat eine Laufzeit vom 01.01.-31.12.2010. Die Auszahlung erfolgte laut vereinbarter Raten monatlich.

In dem Werkvertrag ist vereinbart, dass es sich bei den Leistungen um die „Fortführung des Projektplanes“ bis 2014 handelt. Widersprüchlich dazu ist, dass die o. g. Haushaltstelle erst im Haushaltsjahr 2010 neu eingerichtet wurde. Ein Hinweis auf eine Fortführungsmaßnahme ist im Haushaltsplan nicht angebracht.

Herr Gentsch:

Eine Vormerkung ohne Zahlen muss möglich sein.

Frau Lippert:

In der Stellungnahme der Verwaltung wurde dazu ausführlich darüber berichtet.

Zunächst ist die Beanstandung formal berechtigt. Die Gemeindeordnung LSA lässt nur die Einjährigkeit des Haushaltes zu. Für den Verwaltungshaushalt ist nicht wie für den Vermögenshaushalt eine Verpflichtungsermächtigung geregelt. Ausstellungen mit Leihgaben werden ein bis zwei Jahre im Voraus geplant und es müssen vertragliche Verpflichtungen eingegangen werden, die im Verwaltungshaushalt nicht dargestellt werden können.

Herr Bliedtner:

In den Erläuterungen zum Haushalt sollte das vermerkt werden.

Stellungnahme der Verwaltung Seite Seite 5 Punkt 8.2.

Kostenbeteiligung Vorbereitung Reformationsdekade

„…Die Fördermittel wurden nicht gewährt..“

Wie soll das finanziert werden?

Oberbürgermeister:

Das ist eine vorfristige Ermächtigung.

Die Fördermittel wurden nicht gewährt, weil bereits mit der Maßnahme begonnen wurde. Das Kultusministerium stimmt nachträglich keinem vorfristigen Maßnahmebeginn zu. Dafür sind allerdings auch andere Mittel, die im Vorfeld nicht geplant wurden, als Zuschüsse der Stiftung Luthergedenkstätten und als Zuschuss der vereinigten Domstifter in Höhe von gemeinsam 10.000 Euro ausgereicht worden.

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37

Der nicht korrekte Ausweis der über- und außerplanmäßig geleisteten Ausgaben in der Haushaltsrechnung wird beanstandet.

Sofern in der Haushaltrechnung über Zweckbindung gedeckte Ausgaben wie

z. B. Ausgaben aus Spendenmitteln oder Abrechnung der kalkulatorischen Kosten

als über- oder außerplanmäßige Ausgaben enthalten sind, sind in der Haushaltsrechnung oder in einem Anhang die über- und außerplanmäßigen Ausgaben vergleichbar darzustellen. Für das RPA war nicht nachvollziehbar, wie die Abstimmung zur Jahresrechnung erfolgt ist.

Es wurde bereits häufiger verlangt, eingehende Spenden auseinander zu dividieren und dem Finanz- und Rechnungsprüfungsausschuss vorzulegen.

Im Jahr 2010 hat die ÖSA Spendenmittel ausgeschüttet, welche in die Finanzierung der Stadtchronik flossen. Ein Rückfluss ist bis heute nicht zu verzeichnen.

Frau Lippert:

Das Problem mit den über- und außerplanmäßigen Ausgaben ist nicht, dass eine Zahl nicht stimmt. Die über- und außerplanmäßigen Ausgaben konnten vom RPA nachgewiesen werden.

Wenn die Zahlen mit dem EDV-Ausdruck verglichen werden, sind darin Zahlen enthalten, die das Programm als überplanmäßige Ausgabe ansieht.

In Absprache mit dem RPA erfolgt entweder im nächsten Jahr die Erstellung einer separaten Auflistung oder in Zusammenarbeit mit der Softwarefirma wird nach einem geeigneten Lösungsweg gesucht.

Stellungnahme der Verwaltung Seite Seite 4

Weiterhin kritisiert Frau Späte, dass der Beteiligungsbericht 2010 nicht erstellt wurde.

Oberbürgermeister:

Erst seit dem Beteiligungsbericht 2011 wird von den Firmen, der die Jahre zuvor beinhaltet, zugearbeitet. Bis dahin wurden im Wesentlichen durch die zuständige Mitarbeiterin die Zuarbeiten manuelle bearbeitet. In 2010 wurde das Rechnerprogramm eingeführt und die entsprechenden Module sind vorhanden. Dort können die Firmen bereits eigenständig ihre Informationen einarbeiten.

Seite 32

Mieteinnahmen

Aus der Stellungnahme der Verwaltung:

Deshalb wurde nach Anweisung des Oberbürgermeisters eine Einstellung im Haushaltsplan 2010 untersagt. Die WBG hat in der Übertragung der Mietwohnungen nur die 20 %ige Sanierungspauschale erhalten.

Wie wurden die Gelder verwendet, die übrig geblieben sind? Was war der Grund für die Untersagung zur Einstellung im Haushaltsplan und wie wird zukünftig mit diesen Geldern verfahren?

Frau Späte stimmt dieser Aussage nicht zu.

Oberbürgermeister:

Der Haushaltsplan 2010 wurde im Jahr 2009 aufgestellt. Wir haben am 01.07.2009 die Gebietsänderungen vollzogen. Die Stadt war nicht in der Lage zu überblicken, welche tatsächlichen Realeinnahmen übrig bleiben aus der Bewirtschaftung. Nach der Übernahme wurden die Mietgrundstücke unmittelbar in die Verwaltung der WBG übergeben und um Zahlen gebeten. Bis zur Aufstellung des Haushaltsplanes war dies nicht möglich.

Zum 01.01.2010 wurden Gebietsänderungsverträge mit Theißen und Luckenau wirksam, die Wohnungen dieser Gemeinden konnten zur Aufstellung des HH-Planes nicht bekannt sein, deshalb war auch deren Einstellung im Haushalt unmöglich.  Es kann damit keine Einnahmen aus Wohnungsvermietung im Haushaltsplan geben.

Im Ergebnis legt die WBG Abrechnungen und das Endergebnis aus Kaltmiete wird an den städtischen Haushalt überführt.

Gesetzl. Anzahl der Mitglieder:

7

davon anwesend:

6

Ja-Stimmen:

5

Nein-Stimmen:

0

Stimmenthaltungen:

1

von der Abstimmung gemäß

§ 31 GO-LSA ausgeschlossen:

0

Gesetzl. Anzahl der Mitglieder:

12

davon anwesend:

12

Ja-Stimmen:

9

Nein-Stimmen:

2

Stimmenthaltungen:

1

von der Abstimmung gemäß

§ 31 GO-LSA ausgeschlossen:

0

Gesetzl. Anzahl der Mitglieder:

12

davon anwesend:

12

Ja-Stimmen:

8

Nein-Stimmen:

0

Stimmenthaltungen:

4

von der Abstimmung gemäß

§ 31 GO-LSA ausgeschlossen:

0