Auszug - Bericht zur Prüfung der Vollstreckungstätigkeit in der Stadt Zeitz mit Stellungnahme der Verwaltung  

Herr Blau fasst die Schwerpunkte der Prüfung noch einmal zusammen.

Herr Otto erläutert die aufgeführten Beanstandungen:

Punkt 1:

Es gab Probleme, die Zugriffsrechte im Vollstreckungsprogramm AVVISO zu kreieren. Dieses Programm ist seit einigen Jahren in der Stadt Zeitz eingesetzt. In diesem Programm spielt die Stadt Zeitz (EDV) selbst Updates ein. Trotz Bemühungen seitens der Stadt ist es nicht gelungen, über die Firma die neuen Eingriffsrechte einzupflegen.

Mit der Gesamtprüfung wurde auch gleichzeitig geprüft, welche weitere Verfahrensweise mit diesem Programm zukünftig zu planen ist.

Der Zugriff ist nötig. Der Auftrag an die Firma AVVISO ist ausgelöst.

Punkt 2:

Die Terminliste im AVVISO ist eine automatisch kreierte Liste, die mit dem ersten Einpflegen eines neuen Falls bereits im AVVISO erstellt wird.

Die Liste existiert seit dem allerersten Einspielen des großen „Blockes“ aller Vollstreckungsmaßnahmen, die mit der Umstellung auf das AVVISO-Programm kreiert worden sind. Aus diesem Grund wurde die Terminliste über Forderungen, die als erstes eingestellt worden sind, auch zu erst bearbeitet, um die Verjährung von Forderungen zu unterbrechen. In der Terminliste stehen Folgetermine. Danach kamen alle anderen Fälle ab 2010 in Abarbeitung.

Punkt 3:

Die Aktenführung aufgrund bestehender Dienstanweisung zur Registraturordnung ist nicht realisierbar. Es wird daran gearbeitet, diese Dienstanweisung auf die Aktenablage im Vollstreckungsbereich anzupassen. Bei Vorgängen, die der Archivierung zugeführt werden, soll die Standartlösung beibehalten werden.

Frau Späte kommt 17.10 Uhr zur Sitzung, damit sind 6 Stadträte anwesend.

Punkt 4 – Frau Seiffert:

Die Schnittstelle von AVVISO zum Kassenprogramm wurde 2011 geschlossen, da die Säumniszuschläge im AVVISO falsch in das Kassenprogramm übernommen wurden. Aufgrund dieser Fehler wurde diese Schnittstelle in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt geschlossen. Dieser Fehler wird auch nicht behoben werden können lt. Information von H + H.

Im integriertem Vollstreckungsprogramm von H + H werden die Säumniszuschläge nicht der Hauptforderung zugeordnet. Des Weiteren können Bußgelder aus Ordnungsstrafen „Ruhender Verkehr“ und „Fließender Verkehr“ nicht einem bereits vorhandenen Schuldner auf einem Vollstreckungsauftrag zugeordnet werden. D.h., es werden über Bußgelder zusätzliche Aufträge erstellt.  Erst wenn diese Fehler behoben sind und das Programm nach den Vorstellungen der Stadt Zeitz arbeitet, kann über einen Erwerb dieses Vollstreckungsprogramms nachgedacht werden.

Solange wird die Schnittstelle geschlossen bleiben.

Punkt 5 – Frau Seiffert:

Seit 25.4. 2013 ist die Bereinigung der Finanzadressdatei im Kassenprogramm abgeschlossen.

Im AVVISO gibt es den Vorteil, dass die Schuldner schuldnerbezogen eingespielt werden. Es wird der Schuldner mit allen Personenkontennummern angezeigt. Die Zusammenführung im AVVISO wurde am 6.6.2013 durch DATA Team Leipzig vorgenommen. Eine abschließende Kontrolle der umgestellten Personennummern im Avviso muss allerdings noch erfolgen (Verzögerung durch Hochwasser).

Punkt 6 – Herr Otto:

Aus jedem Jahr gibt es Kassenreste. Das sind Fordungen gegenüber Bürgern oder Firmen, wo kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist. Diese Forderungen aller Art gehen nach erfolgloser Mahnung in die Vollstreckung ein. In den vergangenen Jahren und auch in Bezug auf den ersten doppischen Haushalt wurden detailgetreue Regelungen getroffen, wie mit Forderungen umgegangen wird, die noch als Kassenreste bestehen.

Die Forderungen wurden dahingehend aufgesplittet, wie lange sie bereits bestehen (1 Jahr, 2- 5 Jahre und noch länger).

Für diese drei Abschnitte wurde eine entsprechende Bereinigung vorgenommen. Unabhängig davon gibt es aber weitere Beitreibungen dieser Forderungen.

Diese Forderungsbewertung soll in einem gegebenenfalls noch detaillierterem System bewertet werden, um in jeder Bilanz genauer darzustellen, welchen Erfolg die Forderungsbeitreibung hat.

Forderungen, die „abgeschrieben“ werden, müssen im laufenden Jahr erwirtschaftet werden. Sollte die Forderung später eventuell auch teilweise eingetrieben werden können, wird dieser Bestand wieder zugeführt als außerplanmäßiger Ertrag. Geschieht dies nicht, ist diese Forderung nicht mehr erlösbar.

Vorsitzender:

Zu dieser Problematik sollte in einem der nächsten Sitzungen des Finanz- und Rechnungsprüfungsausschusses (17.09. oder 29.10.2013) erneut beraten werden.

Herr Otto:

Eine abschließende Information kann zu diesem Zeitpunkt aller Voraussicht nach nicht abgegeben werden. Ein Zwischenbericht jedoch ist möglich. Sobald dies leistbar ist, wird der Ausschuss in einer der beiden genannten Sitzungen informiert.

Anfrage Frau Späte:

Inwieweit kann abgeschätzt werden, in welchem Prozentsatz Forderungen Dritter erhoben werden.

Frau Seiffert:

Die Beantwortung erfolgt zum Protokoll. (Anlage 1)

Weiter erläutert Herr Otto auf Nachfrage von Herrn Schenk die Aufgaben und vor allem die Verfahrensweise des Mitarbeiters im Außendienst.