Auszug - Information zum Stand Einführung der Doppik - mündlich durch Sachgebiet Haushalts- und Rechnungswesen  

Frau Schürmann:

Die letzte Berichterstattung erfolgte in diesem Ausschuss am 16.10.2012.

Im letzten Quartal des Jahres 2012 vorbereitende Arbeiten zur Umstellung auf die Doppik konsequent weitergeführt, dazu gehörten u. a.

>        die Einrichtung der Stammdaten (Konten, Kostenstellen, Einrichtungen zur Anlagenbuchhaltung) und die notwendigen Verknüpfungen als Grundlage zur Haushaltsplanung und künftigen Buchführung

>        permanente Fehlerbereinigung, die regelmäßig im Rahmen der Menüabfrage „Buchführung prüfen“ angezeigt wurden (manuelle Bereinigung bei nicht übereinstimmender Mahn- und Zinsgruppe), trotz Bereinigung traten Fehler wiederholt auf

>        Testumstellung am 21.11.2012 durchgeführt

>        Festlegung und Einrichtung von Nutzerrechte für die künftigen Bearbeiter

>        Dienstanweisung zum Anordnungswesen, zur Buchführung und zur Zahlungsabwicklung wurde erarbeitet und befindet sich seit Mitte Dezember 2012 im Intranet für alle Mitarbeiter verfügbar

-          verschiedene Veranstaltungen fanden statt, u. a.

>        Schulungsveranstaltungen:

o        Inhouse-Seminar Doppik für das Personalamt (Okt. 2012)

o        für die Budgetverwalter und Stellvertreter ein 5-tägiges Inhouse-Seminar (Nov./Dez. 2012) Themen: Überblick zum NKHR, Haushaltsplanung, Buchführung und Kosten-Leistungs-Rechnung

o        H&H (Softwarefirma) Schulungen für die Anlagenbuchhaltung (Nov./Dez. 2012)

>        Beratung mit den Budgetverwaltern zu Jahresabschluss 2012 und Haushaltsplanung 2013 (Oktober 2012)

>        Veranstaltung mit dem Wirtschaftsprüfer zu Veränderungen und Besonderheiten der Behandlung der Betriebe gewerblicher Art mit Einführung der Doppik (Nov. 2012)

Umstellung auf die Doppik zum 01.01.2013

-          Umstellungsprozess war nicht ohne Schwierigkeiten und Probleme

-          Buchungsfreigabe wurde zum 10.01.2013 erteilt

-          Umstellungsarbeiten oblagen dem Sachgebiet Stadtkasse

-          vor der Freigabe war die Pauschale Restebereinigung vorzunehmen, die Kassenreste mussten abgestimmt werden

-          Fehlermeldungen (Buchungen im Veranlagungsbereich, keine Übernahme der KER aus Veranlagung, keine Übernahme der Bestände der Verwahrkonten) waren zu klären

-          Kontakt zur Softwarefirma H&H gestaltete sich schwierig, Rückmeldungen erfolgten nicht zeitnah

-          Nacharbeiten nötig, um Umstellung fehlerfrei vornahmen zu können

-          bis zur Buchungsfreigabe erfolgten manuelle Überweisungen, um Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen

-          Modul Rechnungseingangsbuch zum Haushalts- und Kassenprogramm stand ab 02.01.2013 vollumfänglich zur Nutzung zur Verfügung, notwendige Änderungen und Anpassungen (auch von Belegen) wurden zeitnah von der EDV vorgenommen

-          Ab 02.01.2013 Registrierung aller Eingangsrechnungen in der Geschäftsbuchhaltung (GBH) im Rechnungseingangsbuch und Weitergabe an Fachbereiche zur Feststellung der Richtigkeit

-          vor der Buchung erfolgt in der GBH eine Plausibilitätsprüfung der Belegangaben

-          Fehler vielfältiger Art traten auf (hauptsächlich Kontierung, Kostenstellen, USt.)

-          Belege wurden zurückgewiesen

-          ununterbrochener Publikumsverkehr und Anrufe in GBH zur Klärung von Problemen

-          konzentrierte Buchung war nicht möglich, deshalb am 15.01.2013 Festlegung von Öffnungszeiten der GBH

-          Beratung mit Budgetverwaltern am 16.01.2013 – zahlreiche Hinweise zu aufgetretenen Problemen, Beantwortung von Fragen

-          inzwischen haben sich die Abläufe normalisiert; Fehlerquote ist gesunken

-          unmittelbarer Schwerpunkt in GBH ist Vermögensübernahme in die Anlagenbuchhaltung

-          durch den Arbeitsanfall in GBH zu Beginn der Umstellung war bisher noch keine weitere Bearbeitung möglich (derzeit 3 Sachbearbeiter in GBH und 1 Hauptsachbearbeiter)

-          des Weiteren waren Testübernahmen bei den Straßen fehlerbehaftet, derzeit Klärung von Problemen mit Softwarefirma H&H

-          bis 31.01.2013 sind durch die Fachbereiche Inventuren durchzuführen, die Ergebnisse sind anschließend ins Programm einzupflegen

Aktueller Stand Vermögensbewertung