Vorlage - IV/STR/010/0691/07  

Der Gemeinschaftsausschuss erteilt sein Einvernehmen zu folgendem Beschluss:

Der Stadtrat beschließt

die Anschaffung eines Personalabrechnungs- und Informationssystems für die Stadt Zeitz im Wege eines Vorgriffs auf den Haushalt 2007 i. H. v. ca. 70.000,-€ (HHSt. 02 0600 9351 100) während der vorläufigen Haushaltsführung.

Gesetzliche Grundlage: keine

bereits gefasste Beschlüsse: keine

aufzuhebende Beschlüsse: keine

Begründung:

Seit über 15 Jahren nutzt die Stadt Zeitz die Software der Firma „VEDA Datenverarbeitung GmbH“ zur Gehalts- bzw. Entgeltabrechnung.

Hierbei handelt es sich um eine nicht in erster Linie für den öffentlichen Dienst entwickelte Software. Die VEDA bedient hauptsächlich privatwirtschaftliche Anwender, was sich in der Praxis für die Stadt Zeitz oft als problematisch darstellt. Die speziellen Anforderungen des öffentlichen Dienstes werden oft unzureichend oder verzögert realisiert.

Ein Programm zur Entgeltabrechnung, welches speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen Dienstes zugeschnitten ist, würde in diesem Bereich zur dringend notwendigen Erleichterung der Arbeit führen.

Zudem deckt die Stadt Zeitz derzeit durch die Software der VEDA nur die Entgeltabrechnung ab. Verstärkt wird es in den einzelnen Aufgabenbereichen des Sachgebietes Personal und z. T. im Sachgebiet Innere Verwaltung und Organisation notwendig, eine umfangreiche, softwareseitige Unterstützung bereitzustellen. Beispielhaft seien hier die Bereiche Strukturausgleich, Stufenaufstiege, Leistungsentgelt, Personalentwicklungskonzeption und Stellenplan/Stellenbewertung genannt. Diese Aufgabengebiete werden bislang nicht gezielt durch ein Programm unterstützt. Einige von ihnen sind erstmalig im Jahr 2007 in Angriff zu nehmen. Das führt zu enormer Mehrarbeit und ist im Hinblick auf eine effektive und effiziente Arbeit nicht mehr vertretbar. Zudem ist die Erfüllung der Aufgaben ohne die entsprechende Software in Frage gestellt.

Die Bereitstellung entsprechender Software würde mehreren Sachbearbeitern die Möglichkeit eröffnen, auf einmal eingepflegte Stammdaten zugreifen zu können. Zudem würde die Erfüllung der Aufgaben wesentlich erleichtert bzw. überhaupt erst in vertretbarer Weise ermöglicht werden.

So ist beispielsweise für den Komplex „Leistungsentgelt“, der im Jahr 2007 erstmals zu bearbeiten ist, aufgrund der umfangreichen Leistungsbewertung und der damit im Zusammenhang stehenden komplizierten Verteilung des Leistungsentgeltes, eine softwareseitige Unterstützung unabdingbar.

Aber auch der Bereich Personalplanung/Stellenplan, Stellenbewertung und -beschreibung, Fortschreibung der Organisationsuntersuchungsergebnisse erfolgt in einzelnen manuell erstellten Excel- bzw. Worddateien, die ohne jegliche Verknüpfungen bearbeitet werden müssen.

Die Struktur dieser Dateien wird aufgrund der steigenden Anforderungen an eine transparente Personalbedarfsermittlung immer komplexer. Eine manuelle Bearbeitung und Überprüfung ist ständig vorzunehmen. Diese Verfahrensweise ist sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.

Aufgrund der im Zuge der Verwaltungsreform (Bildung der VGem Zeitzer Land) notwendigerweise durchgeführten Softwareumstellung ist das Personalabrechnungsprogramm (inkl. Zeiterfassung) die letzte Anwendung auf dem AS400-Server im Bereich Datenverarbeitungsservice. Die Wartung des AS400-Servers kostet der Stadt Zeitz jährlich ca. 8.000 €. Durch die Anschaffung eines neuen Personalabrechnungs- und Informationssystems könnten diese Kosten eingespart werden.

Aus den vorgenannten Gründen wird deutlich, dass es zwingend notwendig ist, ein neues Personalabrechnungs- und Informationssystem für die Stadt Zeitz anzuschaffen.

Ich bitte daher um entsprechende Beschlussfassung.

Ein solches Programm würde ca. 70.000,-€ kosten. Dies stellt einen Vorgriff auf den Haushalt 2007 während der vorläufigen Haushaltsführung dar. Folgend Zeitschiene ist vorgesehen:

Behandlung in den Gremien:

06.03.2007                    Finanzausschuss

08.03.2007                    Gemeinschaftsausschuss

15.03.2007 Hauptausschuss

22.03.2007 Stadtrat

Öffentliche Ausschreibung und anschließende Auswahlentscheidung.

Vorlage zur Vergabe:

05.07.2007 Gemeinschaftsausschuss

12.07.2007                     Hauptausschuss