Vorlage - IV/STR/10/1122/08  

Begründung:

Mit Beschluss des Stadtrates vom 19.07.2007 wurde die Stellungnahme der Verwaltung zum Prüfbericht des Landesrechnungshofes bestätigte Handlungs- und Orientierungsgrundlage beim weiteren Aufbau eines Gebäudemanagements (GBM).

Nach intensiven Beratungen mit den involvierten Fachämtern, der Analyse der dezentralen Strukturen zur Gebäude- und Flächenbewirtschaftung und einem regen Erfahrungsaustausch mit Kommunen, in denen das GBM sowie das FLM bereits erfolgreich umgesetzt wurde, wird das Gebäude- und Flächenmanagement  in der Stadtverwaltung mit der in der Anlage aufgezeigten Struktur in 3 Phasen als Sachgebiet 653 im Hoch- und Tiefbauamt eingerichtet.

Im Zusammenhang mit der anstehenden Gemeindegebietsreform sind Änderungen in der Aufgabenzuweisung für das Gebäude- und Flächenmanagement möglich.

Bei der Bewirtschaftung der Immobilien und Flächen in der Stadt Zeitz und den Mitgliedsgemeinden der VG Zeitzer Land werden durch das GBM und FLM u.a. folgende Dienstleistungen erbracht:

Im technischen Gebäudemanagement (TGM)

– Wartung
– Inspektion
– Instandsetzung
– Versorgung
– Entsorgung
– Heizungstechnik
– Lüftungstechnik
– Kältetechnik
– Wasser- und Abwassertechnik (Sanitärtechnik)
– MSR-Technik
– Gebäudetechnik
– Gebäudeautomation
– Elektrotechnik
– Nachrichtentechnik
– Sicherheitstechnik
– Bautechnik

Im infrastrukturellen Gebäudemanagement (IGM)

– Reinigung
– Hausmeisterdienste
– Winterdienste
– Gärtnerdienste

– Verwaltung der Kommunikationsdienstleistungen und –einrichtungen der Gebäude
– Grünpflege
– Sicherheitsdienst
– Raumvergabe

Im kaufmännischen Gebäudemanagement (KGM)

– Ankauf und Anmietung
– Verkauf und Vermietung
– Vertragsmanagement
– Kostenrechnung
– Mahnwesen

Im Flächenmanagement (FLM)

– Planung von Belegungs-/Umbelegungsprozessen
– Verknüpfung von Flächen und Räumen zu vermietbaren Einheiten
– Erfassen und Bewerten von Leerständen
– Einbindung von immobilienwirtschaftlichen Geschäftsprozessen
– Flächendokumentation

Phase 1 (geplant zum 01.04.2008)

Entsprechend der angedachten Struktur und der aus den beteiligten Ämtern herauszulösenden Arbeitsaufgaben werden in der ersten Phase des GBM 4 gänzlich neu strukturierte Stellen geschaffen, die entsprechend zeitnah hausintern auszuschreiben bzw. zu besetzen sind. Im Einzelnen betrifft dies folgende Stellen:

·         1 VbE Sachgebietsleiter(in) Gebäudemanagement

·         1 VbE Mitarbeiter TGM und IGM  zust. u.a. für Informationsmanagement, Ausschreibung und Beauftragung von Reinigungs- und Pflegediensten, Gewährleistungs- und Instandhaltungsüberwachung

·         2 VbE Mitarbeiter KGM Zust. u.a.  für Vermietungen, Kostenplanung und Vertragsmanagement

Die Stelle  Mitarbeiter TGM Energiemanager(in) und  Mitarbeiter KGM mit Teilaufgaben aus den Bereichen TGM und IGM zust. u.a.  für Versicherungsangelegenheiten, Überwachung der Reinigungs- und Pflegedienste sind bereits besetzt und müssen daher nicht neu ausgeschrieben werden. Die Arbeitsorte und Aufgaben der Hausmeister der Verwaltungsgebäude ändern sich ebenfalls nicht – lediglich werden sie direkt dem Sachgebiet GBM/FLM unterstellt.

Phase 2 (geplant 2009) – Übergang Hausmeister

In der Phase 2, voraussichtlich ab 2009, werden weitere Aufgaben und auch die 14 Hausmeister der Schul- und Kindereinrichtungen zum GBM/FLM übergehen.

Phase 3 (geplant 2010) – Einführung Flächenmanagement

Das GBM und FLM umfasst das Management der verfügbaren Flächen im Hinblick auf ihre Nutzung und Verwertung  der Stadt Zeitz und der Mitgliedsgemeinden der Verwaltungsgemeinschaft Zeitzer Land.

Der Personalrat und die beteiligten Fachämter werden laufend über die weiteren Schritte bei der Einführung des GBM/FLM informiert und bei den Entscheidungsfindungen mit eingebunden.

Den weiteren Zeitplan zur Einführung der Phase 1 entnehmen Sie bitte der folgenden Aufstellung.

Zeitplan:

17.01. 2008                                           gemeinsamer Gemeinschafts- und Hauptausschuss

24.01.2008                                           Stadtrat

                                                        Informationsvorlage über die Strukturierung des Sachgebietes

                                                            Gebäudemanagement innerhalb der Stadtverwaltung Zeitz

22.01.2008                                           Vorstellung in AG-Struktur

       Beteiligung Personalrat

       Beteiligung Fachämter             

25.01. – 08.02.2008                             Stellenausschreibungen

11.02. -  15.02.2008                             Vorstellungsgespräche

28.02.2008                                           Gemeinschaftsausschuss

06.03.2008                                           Hauptausschuss

13.03.2008                                           Stadtratsbeschluss zur Stellenbesetzung im Sachgebiet

                                                          Gebäude- und Flächenmanagement