Vorlage - IV/STR/10/1431/08  

Der Stadtrat bestätigt die Stellungnahme der Verwaltung zum Bericht des Landesrechnungshofes über die Ergebnisse der Benchmarkinguntersuchung der Bereiche Personal- und Bezügeverwaltung in ausgewählten Kommunen.

Gesetzliche Grundlage:   Gemeindeordnung für das Land Sachsen-Anhalt

      In der derzeitig gültigen Fassung § 126

Begründung:

Stellungnahme der Verwaltung zum Bericht des Landesrechnungshofes über die Ergebnisse der Benchmarkinguntersuchung der Bereiche Personal- und Bezügeverwaltung in ausgewählten Kommunen

1. Vorbermerkung

Der Landesrechnungshof führte im Jahr 2007 eine Benchmarkinguntersuchung der Bereiche Personalverwaltung und Bezügeverwaltung durch.

Die Teilnahme an dieser Untersuchung war den Kommunen freigestellt.

Die Stadt zeitz als Trägergemeinde der VGem Zeitzer Land hatte sich für eine Teilnahme insbesondere vor dem Hintergrund entschieden, dadurch Einsparungspotenziale und Anregungen für eine effektivere Organisation der neugebildeten Verwaltungsgemeinschaft zu erhalten.

Bedauerlicherweise hatten sich nur wenige Kommunen innerhalb des Landes Sachsen-Anhalt für eine Teilnahme an der Benchmarkinguntersuchung des Landesrechnunghofes entschieden, so dass der Vergleichsgruppe (25.000 – 50.000 Einwohner) neben der VGem Zeitzer Land lediglich

-          die VGem Bitterfeld

-          die VGem Stendal-Uchtetal

-          die Stadt Wernigerode

angehörten.

Stichtag für die vom Landesrechnungshof ermittelten Untersuchungsdaten war der 01.01.2006, das heißt, es wurden Daten aus dem ersten Jahr des Bestehens der VGem Zeitzer Land ermittelt.

Die Übergabe des vorliegenden Prüfberichtes erfolgte im Mai 2008.

Die im Bericht ausgewiesenen Gesamtkosten bzw. ermittelten Einsparungspotenziale setzen sich aus folgenden Teilkosten zusammen:

-          Personalkosten

-          Gemeinkostenzuschlag

-          Sachkostenpauschale.

Als Sachkostenpauschale wurde ein Pauschalwert vom 15.600,00 € je Arbeitsplatz angesetzt. Diese setzen sich aus den allgemeinen Sachkosten eines Büroarbeitsplatzes (5.400,00 €) und den Kosten für die informationstechnische Unterstützung (10.200,00 €) zusammen.

Wie der vorliegende Bericht des Landesrechnungshofes beweist, ist die bürotechnische Unterstützung der Arbeitsplätze im SG Personal völlig unzureichend, so dass dieser Kostenanteil wesentlich geringer ist, als der vorgenannte Pauschalwert.

2. Stellungnahme zum Bericht des Landesrechnungshofes – Eingeleitete Maßnahmen und erste Arbeitsergebnisse

2.1 Personalverwaltung

Die Stadt Zeitz liegt mit 133 Personalfällen je VbE am unteren Ende der Vergleichsgruppe. Dabei ist zu beachten, dass alle Untersuchungsergebnisse ein Jahr nach Übernahme der Aufgaben der Mitgliedsgemeinden der VGem Zeitzer Land durch die Trägergemeinde ermittelt wurden. Die Arbeitsaufgaben – und –abläufe waren noch nicht abschließend festgelegt und die Leitung des Sachgebietes Personal krankheitsbedingt nur vorübergehend geklärt. Zwischenzeitlich wurden die Aufgaben gebündelt und die Zuständigkeiten neu festgelegt.

Dadurch ist es gelungen eine Mitarbeiterin aus dem Sachgebiet Personal herauszulösen und an anderer Stelle innerhalb der Stadtverwaltung einzusetzen.

Weitere Einsparungsmöglichkeiten sind durch den Einsatz eines elektronischen Personalinformationssystems und Änderungen von Kompetenzen im Zusammenhang mit Personalentscheidungen möglich.

Festlegungen

1. Im Rahmen der Haushaltsplanung 2009 ist eine Entscheidung über den Erwerb eines

    Personalinformationssystems zu treffen.

   Termin:  IV. Quartal 2008

   Verantwortlich: Oberbürgermeister i.Z.m. Kämmerei

2. Überarbeitung des im Zusammenhang mit Personalentscheidungen vorhandenen

    Dienstrechtes.

    Termin:  IV. Quartal 2008

    Verantwortlich: SG Personal

3. Überarbeitung der Hauptsatzung der Stadt Zeitz im Hinblick auf die darin festgelegten

    Kompetenzen für Personalentscheidungen.

    Termin:  IV. Quartal 2008

    Verantwortlich: Oberbürgermeister i.Z.m. den Fraktionen des Stadtrates

2.2. Bezügeverwaltung

Innerhalb der Vergleichsgruppe erreicht die Stadt Zeitz bei der Bezügeverwaltung mit 362 Zahlfällen je VbE den Bestwert.

Dennoch sind auch auf diesem Gebiet Möglichkeiten zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Arbeitsprozesse vorhanden.

Seit ca. zwei Jahren wird über den Einsatz eines neuen Lohnrechnungsprogrammes diskutiert. Das gegenwärtig genutzte Programm der Firma VEDA ist kein spezielles Programm für den öffentlichen Dienst. Die Pflege und Aktualisierung für die Belange des öffentlichen Dienstes erfolgt oft nur nachrangig. Im Falle der Anschaffung eines neuen Lohnrechnungsprogrammes muss dieses Bestandteil des Personalinformationssystems sein.

Aktuell werden in der Bezügeverwaltung 658 Zahlfälle bearbeitet.

Diese gliedern sich wie folgt auf:

Zahlfälle insgesamt   658

davon VGem Zeitzer Land   564

           Leistungen für Dritte    94

           darunter SSBZ       65.

Für die Bearbeitung der Zahlfälle für Dritte wird vom SSBZ ein Entgelt pro Fall und Monat vom 12,75 € sowie für andere Dritte von 10,00 € pro Fall und Monat erhoben.

Unter Berücksichtigung der seit der Untersuchung des Landesrechnungshofes durchgeführten Tariferhöhungen wird durch dieses Entgelt zum Teil nicht einmal der Lohnkostenanteil abgedeckt. Das Entgelt pro Zahlfall für Dritte wird gegenwärtig neu kalkuliert.

Festlegungen:

1. Im Rahmen der Haushaltsplanung 2009 ist eine Entscheidung über den Einsatz eines neuen

    Lohnrechnungsprogrammes herbeizuführen.

    Termin:  IV. Quartal 2008

    Verantwortlich: Oberbürgermeister i.Z.m. Kämmerei

2. Im Zusammenhang mit der Bezügeverwaltung für Dritte ist das Entgelt pro Zahlfall an die tat-

    sächlich entstehenden Kosten anzupassen. Die abgeschlossenen Dienstleistungsverträge

    sind mit Wirkung zum 01.01.2009 entsprechend zu überarbeiten. 

    Termin:  31.12.2008

    Verantwortlich: SG Personal

2.3. Aufgaben der Familienkasse

Für die Wahrnehmung der Aufgabe der Familienkasse werden innerhalb der VGem Zeitzer Land 0,44 VbE vorgehalten. Unter Leitung des Bundesfinanzministeriums wurde ein Konzept zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Durchführung des Familienlastenausgleichs – insbesondere durch weitere Konzentration der Familienkassen erarbeitet.

Demnach sollen alle Betreuungsfälle der öfentlichen Arbeitgeber im Länderbereich in einer Landesfamilienkasse konzentriert werden.

Seit 25.09.2007 ist in Sachsen-Anhalt dazu die Verordnung über die Errichtung von Landesfamilienkassen in Kraft getreten.

Gemäß § 3 Abs. 4 der Verordnung sollen die Kommunen bis zum 31.12.2009 von einer Übertragung der Aufgaben der Familienkasse auf die Landesfamilienkasse beim Kommunalen Versorgungsverband Sachsen-Anhalt (KVSA) Gebrauch machen.

Die Leistungen der Landesfamilienkasse sind jedoch nicht unentgeltlich.

Für die Bearbeitung wird eine differenzierte jährliche Fallkostenpauschale erhoben.

Bei der Ermittlung der vorgenannten Fallkostenpauschale ist der KVSA davon ausgegangen, dass alle Kommunen eine Aufgabenübertragung auf die Familienkasse durchführen werden. Da mit hoher Sicherheit davon auszugehen ist, dass sich nicht alle Kommunen für diese Aufgabenübertragung entscheiden werden, wird es auch zu einer Erhöhung der o.g. Fallkostenpauschale kommen.

Im SG Personal werden aktuell folgende Kindergeldfälle bearbeitet

- unter 18 Jahre  141 Fälle

- über 18 Jahre  128 Fälle.

Da die Verordnung über die Errichtung von Landesfamilienkassen den Kommunen die Aufgabenübertragung nicht zwingend vorschreibt wird hausintern auf der Grundlage einer Wirtschaftlichkeitsrechnung geprüft, ob

-          die Übertragung der Aufgaben der Familienkasse auf die Landesfamilienkasse des KVSA erfolgen soll;

-          die Aufgaben weiterhin im SG Personal wahrgenommen werden sollen

-          die Aufgaben auf einen anderen Dritten übertragen werden sollen.

Festlegungen

Vorbereitung einer Entscheidung, wo ab 01.01.2010 die Aufgaben der Familienkasse wahrgenommen werden.

Termin:  30.06.2009

Verantwortlich: SG Personal

3. Schlussbemerkungen

Die vom Landesrechnungshof durchgeführte Untersuchung der Bereiche Personal- und Bezügeverwaltung wurde ausgewertet und Maßnahmen zur Erreichung der Bestwerte innerhalb der Vergleichsgruppe eingeleitet.

Einzelaufgaben wie z.B. Veränderungen in der Arbeitsorganisation und Aufgabenbündelung in der Personalverwaltung wurden bereits durchgeführt, so dass auf dieser Grundlage eine VbE herausgelöst und für andere Arbeiten innerhalb der Verwaltung eingesetzt werden konnte.

Wie im Bericht des Landesrechnungshofes dargestellt, bestehen große Reserven in der informationstechnischen Unterstützung der Personal- und Bezügeverwaltung. Hier sollten kurzfristig Veränderungen erfolgen, die dann unmittelbar zu einer Erhöhung der Effizienz der Aufgabenerledigung beitragen werden.